行政職員の基本的なスタンスとして、メールの多用があります。
これは、なぜかというと、相手が忙しいので、電話だと失礼だろうと考えるからです。
メールがなかったときはどうしていたんだろうという習慣ですが、受け身に慣れている行政職員は、自分からアクティブに動くということにストレスを感じます。
これもその考えの反映の一つの行動です。
しかし、メールだと伝わらない部分が多々あります。
往々にして行政の書く文書というのは、形式ばっていて、誤解を受けないようにするものが基本です。
この点を気遣っているからこそ、誤解を生むということも多いんですね。
そのため、こちらから電話をしてあげるのが一番です。
相手も口頭で本当は伝えたいんだけど、面倒だからメールということが多いです。
そして、電話になると、メールでは書いていない言葉がたくさん出てきます。
文書では残ってしまうので書けないというものもあるのだと思いますが、それであれば最初から電話をしてくれれば良いのにと思ってしまっては行政との対応はできません。
原則として役所は受け身です。
もちろん、最近はアクティブに動かれる人も多くなってきていますが、それは自身の仕事、自身がやりたいことを進めるためだからです。
税金をもらっている立場だからもっと相手のために動けば良いのにという考えは捨てなくてはいけません。
行政側としては、言い訳はいくらでもできて、税金というのはその人だけからもらっているのではなく、全体への奉仕のために仕事をしているのであって、わざわざその人個人だけを特別に扱うことはできない。
そのため、個人的な連絡はしないということが言えるからです。
自分の担当の仕事なのであるから、それに関わる人に連絡するのは当然と思ったりもしますが、その最低限はメールをしていることであって、それ以上は受ける側（市民）の努力に委ねられています。
これは行政と付き合うために大切な心構えで、変えようと思ってもなかなかうまくいくものではないと思います。
上から目線というのは当分の間はなくならないでしょうね。