議事録をとるという仕事で得られる意外な効果

行政の仕事をしていると、議事録をとるという仕事がたくさんあります。

特に委員会、審議会のものについては、発言内容をほぼそのまま記載して公開するものもあり、大変です。

情報公開法ができる前は議事録の公開はそこまで多くはなく、議会程度のものだったのですが、情報公開法とインターネットの普及によって、議事録を公開する場所も多くなりました。

予算があり、かつ回数が少なければ速記に外注に出すということも可能でしたが、ここまで増えると外注のコストもかなりになるので、基本的には職員が自ら記録している形がほとんどだと思います。

実際、速記にお願いしても議事の内容をしっかり理解していない状態での速記なので、チェックが大変なんですけどね。

私も議事録は結構作成したなという記憶があります。

その当時は要点記録だけで良いではないかと思っていたりもしたのですが、一人ひとりの発言を記録する力がつくと、それはそれでそのあとで役に立つこともあるなと感じているところです。

効率的な議事録のとり方

では、効率的な議事録のとり方というのは何でしょうか。

最も効率が悪いものから考えていくと、出席していない会議の録音を文字おこしすることです。

流れもわかりませんし、聞き取りづらい部分があったりすると、その文脈がわからないので、時間ばかりかかってしまって最悪です。

もし会議に出ていない人に文字おこしをしておいてというのは拷問でしかないのでやめましょう。

もちろん、音声がはっきりしていて、背景知識もあればなんとかなります。

次に効率が悪いのは、その場では手書きのメモで終わってから打ち直すというものです。

手書きの方が早いからという理論ですが、この方法でやっていてはいつまで経ってもタイピングは上達しません。

最初は大変かもしれませんが、パソコン持ち込みが良いと思います。

少し前だとパソコンの持ち込みは失礼というか、なんとなく気が引ける感じがありましたが、今は全く問題ないですよね。

また、日が経てば経つほど内容を忘れてしまうので、その日のうちに取り組むのがベストです。

遅くとも翌日には終わらせましょう。

発言内容について、わかりやすくしようとか、要約しようと思ってしまうと時間もかかりますし、発言内容を曲げてしまうことになるので、聞いたままをとりあえず書いてみるというのが良いです。

発言内容をそのまま文章にするとわかりにくくなる部分が多々出てきますが、それは見直したときに修正しましょう。

もちろん、慣れてくるとその場でできるようにはなると思いますが。

あと、ボイスレコーダーにとっておいて、それを聞き返すということもありますが、それは基本的にしないのが良いです。

どうしても聞き取れない部分だけ、文字を打っている時に色を変えるなどでわかるようにしておき、聞き返すようにしましょう。

わからない言葉が出てきたときの時間も記載しておくと聞き返すときにスムーズです。

効率の良い議事録のとり方についてまとめると、

  • パソコンを持ち込みその場で記録
  • 当日中に終了させる
  • 発言内容を考えずにそのまま打つ
  • ボイスレコーダーは聞き返さない

というのに尽きると思います。

議事録というのは、結局発言者に確認をしてもらうものなので、時間をかけてもあまり意味がないと思います。

2時間程度の会議であれば、30分の見直して終わりましょう。

議事録をとる力が活かせる場

そんな議事録を作成する作業ですが、聞いた内容を文字にするだけなので、タイピングの練習程度にしかならないなと思っていないでしょうか。

私も議事録作成の時間は無駄なので、できるだけ時間をかけないでと思って取り組んでいました。

そうすると、どんどん時間をかけずに記録を作ることができるようになります。

そして、その結果どういうメリットがあった。

実は、議事録をとる力というのは活かせる部分がいくつかあることがわかりました。

たとえば、講演会に参加した時の記録の作成です。

ログミーのようなウェブページを作成する際に、その場で聞いて、30分ぐらいの見直してウェブページにアップできるとしたらとても効率的ですよね。

最近では、オンラインセミナーも多く、画像のキャプチャーもしながら記録ができるまでできるとベストだと思います。

リアルタイムツイートも並行してできるとさらに良いですね。

議事録をとるのに慣れていれば、ここまでは十分できるようになると思います。

たとえば、2時間の会議、約3万文字を文字おこしするとすると、3万円ぐらいの外注費用になると思うので、それを3時間でできるとすると、それなりの力だと言えるのではないでしょうか。

時給1万円ぐらいですね。

この力は議事録を作る機会が多くなるほど鍛えられるので、副業につながるすごいことだと思います。

聞く力、文字にする力、要約する力が備わるので、重宝されるのではないでしょうか。

こんな考え方をすると、議事録をとることに対するポジティブな姿勢ができるのではないでしょうか。